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行政人员职业化训练(二)

陈馨贤

    行政人员职业化训练之九九归一----缓压力

    人都有七情六欲，每个人也都有压力，我们行政工作人员那当然也是如此。对于一般的工作人员而言，他的情绪最多会影响到他的上级、同事，而行政人员情绪还有可能会带来不必要的猜疑与误会。所以，行政人员要懂得缓解自己的压力，调整自己的情绪。

    缓解压力首先从了解自己的压力源开始，每个人的产生压力的压力源都不相同；有人的是因为成就感需要而产生压力；有的人是因为自身价值需要；有的人是因为生活质量需要；有的人总觉得自己不够好，他想弥补自身不足需要，也会产生压力；有的是所处环境带来的压力；有的是因为社会引导，有的是因为家庭原因；有的是面子原因；有的跟随性需要；当然也有很少一部分是因为生存需要。

    当我们明白自己产生压力的压力源是什么之后才能够有地放矢的去缓解自己的压力。

     行政人员职业化训练之九九归一----好会议

    日常的行政工作离不开会议，而对会议的管理能力如何，则不仅关系于一次会议开得结果如何，还关系到组织工作效率水平。如何一个组织在会议在浪费的时间太多，一些会影响这个组织日常的工作效率。所以，会议前的准备工作就显得非常重要了。

    做好会前准备工作“六心”：“巧心”安排议题、议程，“精心”拟订与会人员名单，“悉心”申请会议所需资金，“用心”会场选择与布置(设备、用具等准备)，“妙心”安排食宿和茶水，“真心”发出会议通知并确认。除了要做好会前的准备工作，会议中的组织，会议主持人的选择与担当，会议后善后处理也有相应的要求。

    行政人员职业化训练之九九归一----善文档

    行政工作离不开文件，有了文件就一定会有文档的处理。文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。

1、分类

原则：方便使用；操作简单；设置合理

方法：

按工作的主要内容分，例如：申请、报告、合约等，类别下面再划分次类别。

按事件的完成时间分，如今天要完成的、明天要完成的、以后再办的；

按事件的处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档；

按公司部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。

2、整理

原则：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。

先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；

方法：

（1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。

（2）把暂时不用的文件移走。

（3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。

（4）一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。

（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列

3、存储

普通文件：文件柜、箱

电子文件：硬盘光盘

原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；

档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。

4、更新和使用

定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）

让你的档案更加有效的小秘诀：

（1）使用大写、清楚的字母标示档案。

（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。

（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。

（4）为大型的资料建立索引。

    行政人员职业化训练之九九归一----妙公文

    一提到公文，我们就不能不提到一个人，曹丕。曹丕是一位爱好写作的君主,史称他“年八岁,能属文,有逸才,遂博贯古今经传诸子百家之书”“,好文学,以著述为务”。作为文学家,他一生著述丰富,且诗、赋、散文均有传世佳作。不仅如此,曹丕还是我国古代公文发展史上的重要人物,首先,他是公文写作的实践者,他一生创作了大量的各种文体公文,其中诏69篇,书37篇,令26篇,表3篇,铭3篇;其次,他是公文理论的开拓者,魏晋以前,我国公文理论基本上是一片空白,曹丕推出了有关公文写作的理论专著《典论·论文》,该书首倡公文“经国之大业,不朽之盛事”的经国纬世的功用,提出文章“四科八体”之论,《典论·论文》成为中国公文理论的滥觞。公文对一个国家的重要性可见一斑，公文对一个而言也是有着十分重要的意见。可以说公文写作水平就是一家单位的脸面。

    有关于行政人员公文写作训练请参看，笔者相关文章“公文写作‘明’、‘文’、‘规’、‘定’”，在这里笔者不多做论述。

    行政人员职业化训练之九九归一----佳形象

    孔子有云：君子不可以不学，见人不可以不饰。不饰而无貌，无貌则不敬，不敬而无礼，无礼不以立。告诉我们每一个都要注意自己的形象，作为一名行政人员同样是如此。

    行政人员经常要在组织内部与各个部门的人打交道，一个良好的职业形象，可以增强别人对自身的信心，使我们内部的交往更加通畅。行政人员还需要与组织外部的人员打交道，此时行政人员的形象就不仅仅是代表着自己，还带代表着组织。试问一个优秀的组织怎么可能会雇佣一名素质很低的员工，优秀的组织中一定都有优秀的员工，这些员工优秀不仅仅是能力上，还包括这些员工对自己是不是负责。一个对自己负责的员工会让自己时刻保持良好的形象。

     正如余世维老师说得那样，什么是职业化，职业化就是我们在合适的时间，合适的地点，用合适的方式去做合适的事情。我们行政人员职业化训练一定要结合我们实际工作，来学会在合适的时间，合适的地点，用合适的方式去做合适的事情。

https://www.zhiyehuapeixun.com/185016.htm

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