在学校里,老师就教导学生“团结就是力量”,试图让我们从小就明白团队合作的重要性。的确,在很多情况里,单纯依靠个人能力是很难处理好复杂的问题,因此我们构建团队,整合不同队员的长处去解决困难,使其发挥一加一大于二的效果。因而,有效的团队合作是创造成功的不二法门。
团队合作即是一种为达到既订目标所表现出自愿合作和一同努力的共好精神;若团队合作是出于成员自觉自愿时,它势必将会产生一股强大而且持久的正向力量。
而大家耳熟能详的「雁行理论」(the flying-geese model)即在强调团队合作、轮流领导、激励同伴以及互相扶持的重要,该理论是由Robert(1972)首先提出:当野雁以V字型或人字型队伍飞行时,因为每只雁鸟都鼓动翅膀,产生上升气流让后面的雁鸟都飞得更轻松,因此,当牠们采取该队行飞行时会比单只雁鸟单独飞行时更省力且航程能多出71%。
本文将以某培训中心的课程运营团队的运作为案例,主要介绍该在业务团队处在不同地区的承办人员是如何运用跨部门团队合作建立起强大的力量巩固原本的业务并开创新业务,使其团队运作能具效率最大化。
1. 新信息实时传递
针对有关任何信息的传递,该团队中任何一位成员接收到相关业务之新信息或具开发价值之新业务讯息,甚至是对于竞争对手之相关任何讯息时,成员即会将讯息告知各地区的承办人员,并针对该讯息议题做相互简单讨论,若有需深入讨论时,则将共同选定一位同仁先行搜集相关数据讯息,并将其给予各地区相关人员参考,若需利用会议型式进行正式讨论,随即将由召集人拟定会议主题、重点并通知相关业务人员或主管一同参与讨论。
2. 资源共享
资源共享,包括了相关课程数据提供、优良授课讲师聘用等,例如:在聘用讲师时,有关学员对于讲师讲授反应优良,该承办人员即会将该讲师讲授反应优良的状况提供给其它各区承办人员,反之,若该讲师讲授状况不尽理想,亦即会将状况提供给其它各区承办人员参考,以维持课程质量。
3. 业务分工确实且有效率
该团队在执行任务时,明确分配团队成员各项应执行的具体任务,并为了避免错误,团队成员在接收到其它成员的数据时已有互相校对之默契,另外,亦会相互提醒应该注意的部份或者是各项时程应执行的进度。
4. 不断的沟通、再沟通
跨部门的沟通中,常常会遇到“沟通不良”的状况;举例来说,同部门的人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚知道自己部门的规则、目标与期望。同样地,其它部门,也拥有自己的语言与观点。因此,想要沟通顺畅,应该要先站在他人的立场看事情。
而该案例中之跨团队组合,虽然是来自不同部门之成员,但因平时承办的一般业务即有所交集,使得沟通不至于太有困难或沟通不良之处的状况产生,这也使其团队成员因为没有沟通不良的问题,而乐于相互沟通,不断的沟通使得成员之间更能相互信任并能更投入其目标。
5. 情感联系不间断
成员彼此间有深厚的情感对于团队提升凝聚力及对目标的达成是有正向的效果,而如何培养并维持团队中成员彼此的深厚情感?在这案例中,团队每位成员都有共通的特质,即热情、热心、有活力;该团队成员会利用会议后或者是假日的空档时间,不定期的相互邀约联络感情并互通业务信息。在建立起彼此深厚的革命情感后,成员间即会自发性的相互支持,把其它成员的事情当成了自己的事情,形成紧密关系。
简单地总结来说,在团队合作过程中,首先要尽力发挥每位成员各自所长,团队的领导者要将这些不同的优势进行整合,领导团队成员彼此互相协作、共同合作。只有每一位成员都重视团队合作的重要性,才能更好地发挥出合作的力量。