外派项目管理

说到外派项目，我会想到ISO9001-2008版本中的7.4，ISO9001-2015中的8.4.不知道您和我是不是有同样的想法呢？

采购和外部提供的产品，让我想到了一个比如，就好比是一堆夫妇没有生育能力，然后领养的孩子。除非这对夫妇是变态，否则对待这个领养的孩子应该是当做自己亲生看待的，当然有部分亲生父母对待自己的孩子可能不尽责，也很变态的说。在这里其实我想表达的是，他们对待这个领养来的孩子的态度是正确的。

所以对于外派项目，我想您现在应该多少有点普了吧，怎么对待公司本部，就怎么对待外派项目，对吗？

首先我对外派项目管理进行策划，文件、职责、资源、过程、监视测量、改进。

好吧，我们现在一个一个说说，首先说文件好了。

明确外派项目的目的、适用范围，工作程序是什么？当然这些都必须是形成文件的，当然形成文件的多少由我们外派项目的类型、复杂程度、人员数量以及人员能力素质决定，也就是说，我们外派人员一个和20个的管理会是不同的，我们外派人员是大学、是高中、是初中、以往工作经验的多少都会决定我们外派项目文件的多少。他绝对不是没有变化的。

外派项目文件的管理，也应该纳入公司的管理，外派文件的编制、审核、批准的流程是怎么控制的，外派项目文件的识别、更新，作废外派项目文件的管理，以及外派项目需要的外来文件是由谁负责收集、管理、分发的等文件的控制。

当然记录作为特殊的文件，也在我们的文件管理的范围之内，包括我们外派人员日常工作应该有的记录有多少，记录的内容等。

既然形成了文件，那么我在这里要首先提到一下在后面我将会讲到的---培训。请不要把我们员工当作天才或是蠢材来使用，清就外派项目相关文件对外派人员进行培训。为什么？首先他们将是这些文件实际的使用者和操作者，其次只有他们会用，了解、懂得这些文件的使用，工作才会顺利进行，外派人员才会按照文件规定的，进行外派项目工作，否则那就是一堆，浪费资源的废纸，不是吗？第三，只有他们用了，左外外派项目的人员才会知道，这些文件那些是适宜的、那些是不是适宜的，才会持续改进，我们队外派项目的管理才会循序渐进的上升。

第二我们讲讲职责。

中国有句古话叫：将在外军令有所不受。既然如此，那么我们外派人员的职责权限就必须划分清楚，具体来说说作为外派项目的负责人应该有那些责任和权力，作为外派项目的员工岗位职责是什么，权力有哪里，所有的必须要清楚明白的告知他们，当然这里的职责和权限形成的文件的，按照我们的文件办理办法进行管理好了。

为什么要规定清楚的安排外派人员的职责和权限呢，我们还是用，将在外军令有所不受，来解释好了。

如果外派项目人员的职责不清楚，那么他们是不是会无论事物大小都会向家里报告呢，那么家里是不是会维持专门安排一个岗位，作为传话呢？那么这又牵涉到了，职责和权限的问题，有了传话的人员，那么这件事归家里的谁来管呢？总经理？总经理可能没有那么多时间来细听大小事吧；行政部？行政部可能又不了解情况，又要从头再来一次工作汇报；生产部？生产部的职责是生产，外派应该也不归他管吧。质量部？质量部的职责是检验，可能也不归质量部吧，那么最后外派传回来的消息有谁管呢？可能最后就没人管。这让我想起了一个词语，自生自灭。

既然传话回来，也要找到相应的负责人，为什么不将这些责任直接清除明白的下放到我们外派组呢？这样还剩了传话这个职位。

当然外派也不可能把所有的事都自己处理完了，当然也有他们不能处理的事，这个时候就必须往家里传话，发生这种情况的时候一般都需要总经理出面才能解决吧。

那么这些情况是那些呢？我简单的归纳为以下三类：

1、 资源；

2、 和公司本部其他部门相关联的决策或事宜；

3、 对公司经营方向、方针、目标有重要影响的决策或事宜。

也就是说，在我这里，除了这三种情况之外，其他事宜请外派人员自行处理，但是不要忘了处理之后，定期向总部报告，当然这里属于文件的管理。

当然，将在外军令有所不受，也并不意味着，山高皇帝远，没人管。这在后面的监视测量会讲到。

第三，资源。

资源我们在第二职责和权限中也说道了。那么资源包括哪些呢？

1、 人员；

2、 培训；

3、 基础设施。

我们首先说人员，既然是外派项目，当然需要外派的人员，这个作为公司，是必须提供的，当然也不是说人呵呵人都可以，这里人员必须满足一个条件，那就是胜任。什么样的人员才是胜任的呢，我们可以从人员的教育、培训、技能、经验进行选定。

当然外派人员只要是胜任的，可以是公司内调的，也可以外聘的，形式不限。

关于培训，企业一定要毫不吝啬，不管是公司内调还是外聘有相关工作经验的人员，你都必须要进行培训，但是这似乎是中国企业的通病。为什么这么说呢？您上网看看招聘简介就可以知道，基本上都要有相关工作经验，我也是应届毕业生过来的，我只想说，应届毕业生真的就是毕业等于失业。

为了节省那芝麻大一点的培训费用，中国企业都喜欢招聘有经验的，而且工作经验越丰富越好。事实真的是这样吗，在我这里至少我不觉得的是这样的，我是国家注册审核员，也就是通俗意义的外审员。我做这一行，我太清楚了，说的苛刻一点，有9/10（这里还有大部分是所谓的高级审核员，现在叫主任审核员）的审核老师根本就是乱审核，审核的内容全凭自己认为和觉得，那么我想说我们在开首次会议的时候还要专门强调我们的审核依据呢？请好好学习一下审核依据，不要让觉得、认为这些成为审核依据，如果是这样那真的就是欲加之罪何患无辞了。

如果法官也是这样，不按照法律来，全凭我觉得、我认为来审判，我只想说，法律是堆废纸吗？

也就说经验并不能代表全部，他不能全部符合你们公司的要求，这种行为，在我看来就是偷鸡不成蚀把米。

不要觉得我说的很严重，大家回忆一下，在我们的工作中，有多少是因为没有培训而造成的损失和错误，而这些损失和错误所造成的经济损失远远超过培训费用吧。

所以请以胜任作为最终选择，经验仅仅只是参考。

所以不管我们的外派人员是外聘的还是公司内调的，一定要经过培训，并且考核合格之后外派上岗。

当然公司本部任何的变化，也要向外派人员进行传达和培训，保证他们与公司本部是一致的，而不是不相关的组织。

最后我们说说基础设施，讲到这里的时候，其实我想说一点很直白的话，如果我都有能力提供办公环境，提供生产设备、办公设备，通讯设备等基础设备，我还到贵公司来上班吗？我不如自己开公司好了。

这里其实我想表达的很简单，基础设施肯定，也毫无疑问的是我们公司提供外派项目所需要的所有基础设施，而不是让他们去和被外派单位进行协商、讨价还价。

当然我们外派人员的职责里面也没有这一项，所以，务必提供基本的设施，以便他们有完成工作的基本条件。

第四，过程

这里的过程指的是外派人员的工作过程。

这个过程其实也就是前面三项的串联体，按照划定的职责和权限、作业指导书、提供的基础设备完成工作，不进行随意修改和变动，修改和变动按照相关要求执行。

最后做好相关记录以便进行追溯。

第五，监视和测量

监视和测量有很多形式，可以通过被外派单位的反馈，总部定期或不定期的巡查，以及外派人员工作汇报等形式进行监视和测量。

这里提出一点，监视和测量的目的不是不信任，而是为了持续改进，防范于未然，整改之后的有效性监测。

不仅仅要做，做的符不符合要求，我们要定期的收集数据，然后分析是什么原因，是因为培训效果不好，基础设施不适宜，还是其他原因。

总之，不要因为公司本部的原因导致工作无法正常进行，导致员工背上未完成工作的黑锅。从而打击员工的积极性，公司本部实时担心这个外派项目。

第六，持续改进

第五的监视和测量我们已经说道了，持续改进。

持续改进其实是给我们的外派人员一个发言的机会，让她们感觉自己不是被流放了，公司还是关心我们的，让我们把工作做得更好。

也就是监视和测量和下一步，不要让监视和测量成为小人的背后捅人刀子的利剑，还在背后高谈阔论着歪曲的事实，然后影响公司的氛围，和员工的积极性。