《成功的项目管理》讲义

第五讲 如何启动项目
郭致星 副教授
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1.明确目标和需求

项目为什么失败

【案例】

某大学医疗中心是一所很大的教学和研究性医院，其优秀的保健业务、教育和研究在国内享有声誉。医疗中心（WCMC）的高层执行委员会从提高和维护其声誉出发，决定在中心安装一套复杂的医疗诊断系统。系统将会联接到WCMC的计算机服务器上，医生们可以通过计算机网络获得服务。因为WCMC的每一个医生的办公室都有一台个人电脑，医生和职员能从办公室，也可以从他们的家里或者私人医生开业办公室通过简单的点击图标来访问医疗系统，然后键入关于病人的症状、医疗史等等，就能够得到一份有相关统计表格的诊断清单。

执行委员会给每一个部门的经理都发了一份关于他们的专业需求调查表,征集他们的看法，询问系统将会怎样提高医生的工作绩效。得到的反馈是：大多数医生都认为它将会节省医生的时间并提高他们的工作效率。

医院的计算机和信息系统（CIS）组织被指定进行成本研究和完成系统的可行性研究。CIS职员与医疗中心的经理和专门的诊断系统软件销售商面谈。研究报告显示回答者高度的热情和一长串可能获得的好处。建立在研究报告的基础之上，高级委员会批准了这个系统。

CIS经理联系了三个著名的专门研究医疗诊断系统的咨询公司，并且邀请每个公司都来做一个方案介绍。在介绍的基础之上，他选择了一个公司来帮助CIS组织确定、选择和整合，由数个软件包组成的一个单独的、完整的诊断系统。

花费一年时间和几百万美元之后，项目完成了。但是在它完成后的一年内，系统却失败了。虽然它实现了每一件咨询人员和销售商承诺的事情，而极少数真正访问过它的医生都抱怨许多系统的“好处”都是不相关的，缺少他们期望的某些性能。

2.如何启动一个项目

在项目的启动过程中，需要关注哪些关键因素？

1.项目的产品

产品包括无形产品和有形产品，在项目管理中，能够看得见、摸得着的东西，都可以把它视为有形产品，看不见、摸不着的都是无形产品。

另外，产品还包括最终产品和中间产品、过程产品，它们都需要围绕客户的需求展开。

2.确定项目范围

为了达到目标，需要确定项目范围。明确了项目范围，还必须关注项目风险、项目资源。

3.项目的委托人或发起人

项目的委托人就是关键的项目干系人，他们关系到项目的需求，关系到项目的目标，他们是项目产品的使用者。

在项目管理中，可以采用职责表。把项目的主角，项目的委托人、客户、项目经理、项目成员在不同阶段的职责、任务一一列出来。

_明确项目干系人及职责

首先明确有哪些项目干系人，谁是项目干系人，谁和这个项目有利害关系，除了项目经理，项目团队的成员，一些承包商，客户，公司的高层领导，都是项目的干系人，当然这些人的重要程度和角色不一样。

干系人会以什么样的方式来影响项目，项目经理必须心中有数。有些项目看起来非常简单，实际上在很多情况下，可能存在一些模糊的问题，比如公司的内部项目经常会出现多重委托人，甚至没有委托人的现象。到拍板的时候，不知由谁来进行决策。因此，在项目开始时，要把项目的主体、主角、配角弄清楚。

表7-1  项目主角及其职责表

项目主角  制订章程   制订计划   执行计划   收尾

委托人 ▲  ★  △  ★

客户   ●  ★/●  ●  ★/●

项目经理  ●  ▲  ▲  ▲

项目成员  △  ●  ●  ●

▲ 负责完成      △  被告知

● 共同合作      ★  批准

_清晰的定义项目表

在明确这些人的职责的基础上，接下来就可以清晰定义项目表。比如通过合同来启动一个项目，在合同里标明明确的目标，同时还要考虑潜在的目标。因为潜在的目标往往会导致项目过程中的一些变更。

总之，在明确目标时，需要把问题考虑得更广泛，思路更开阔，这样，项目工作就可以多一份从容，多一份主动。

4.确定项目需求

最终项目产品的描述及要求：

_性能及数量

_可靠性与保修期

_适应性

_可操作性

_可制造性

_灵活性

_遵循规则

_材料使用

_公共关系及公司形象

5.明确客户/干系人的目标

_究竟想要的是什么？

_有无具体的时间要求？由什么决定这一时间框架？

_哪些可以不必考虑？

_用什么来衡量最终项目产品？

_如何看待最终项目产品？

_最终项目产品的用途是什么？

6.明确项目的背景

_为什么要开展这一项目？

_为什么现在做？

_以前做过什么？结果如何？

_有哪些风险？

_根据预测，本产品会在公司及市场产生何种影响？

_近期利益及长远打算是什么？

_成本是多少？

_要获得哪些有形及无形的收益？

3.项目的章程

1.项目章程的主要内容

项目章程的主要内容一般包括以下几个方面：

_对项目的背景做一个说明。包括机会与机遇的说明。

_这一问题究竟是什么样的问题？

_为什么要做这个项目？

_这个项目的范围如何界定？

_目标是什么？项目的产品是什么？有什么要求，完成标准是什么？

除了以上五方面的内容外，还有一些假设条件，或者相关的一些影响，包括项目风险及所需的资源、人员或者其他条件，这些都可以作为项目章程的一部分。

另外，项目章程最主要的任务是从总体上对项目的目标、范围做一个界定，即所有项目的初步计划、相应计划，都是根据项目章程的要求确定的。一般来说，项目章程是由企业的高层领导或者项目的委托人、发起人确定的。

项目章程要求发给所有关键的项目干系人，这样便于大家沟通、对目标有一致的了解，以便在项目工作当中齐心协力做好工作，避免产生偏差。

2.项目章程的主要环节

在章程里有几个必要的环节：

_一个项目应该有一个名称。

_列一个产品清单，说明项目的产品，包括最终产品、中间产品。

_说明项目经理的权力、范围。必须在项目章程上体现项目经理的权力范围，并有一个专门的证书正式确认项目经理的权利。

召开项目启动会议

1.会议前的准备工作

_审阅项目文件

_召开预备会议

_明确关键问题

_编制初步工作计划

_编制人员和组织计划

_开发团队工作环境

_准备会议发放材料

2.明确会议的参加人员

典型的启动会议都是由项目经理作为项目的主持人，参加人员有项目的委托人、企业的高层领导、客户的项目经理、客户部门的部门负责人，本企业职能部门的一些经理及该项目的整个项目团队。

3.会议目标

_建立初始沟通

_相互了解

_获得支持

_担负起职业化经理的角色

4.会议议题

_采用的项目开发过程

_项目产品

_项目资源和进度

_项目管理系统

_下一步的工作

通过项目启动会议，使大家明确共同的目标、要求以及将要开展的工作内容和工作程序，让大家心中有数，以便日后顺利开展项目工作，为项目的开始打下良好的基础。